Back office des soirées en café concert
Vous annoncez un cachet net au bout du comptoir. Scenilo vous rend, dans la même minute, le coût complet employeur : brut reconstitué, cotisations GUSO, droits d’auteur de la séance, rémunération équitable, taxe sur la billetterie et aide mobilisable. Une fois la date validée, il sort le contrat d’engagement, les déclarations et les échéances, sans en oublier une.
Trente secondes pour chiffrer une date Douze dossiers sortis lors d’un contrôle URSSAF, aucun redressement 1 640 € récupérés sur une redevance de sonorisation
Coût réel de la soirée 1 731 €
Point mort atteint à 355 consommations à 6,50 €, marge bar de 75 %. Aide GIP Cafés Cultures non déduite.
L’addition réelle
Personne ne vous a jamais donné la liste complète. Vous découvrez les postes dans le désordre, chacun envoyé par un organisme différent, avec sa propre échéance et son propre vocabulaire. Le musicien parle en net, le GUSO répond en brut, l’organisme de collecte facture en pourcentage du budget artistique, et la billetterie déclenche une taxe que vous n’aviez pas budgétée.
Le résultat est toujours le même : une date qui semblait rentable au moment de la poignée de main se termine à l’équilibre, ou en dessous, trois mois plus tard quand la dernière facture tombe. Et comme rien n’est archivé au même endroit, la saison suivante recommence à zéro.
Un cachet de 300 € net par musicien devient 534 € à votre charge une fois le brut reconstitué et les cotisations GUSO ajoutées. Sur un trio, l’écart représente 702 € que personne n’avait annoncés.
La séance exceptionnelle se déclare avant la date, avec le programme des œuvres après. Sans déclaration préalable, la majoration s’applique et le tarif réduit adhérent est perdu.
Dès que vous mettez une billetterie, la recette est assujettie et se déclare au Centre national de la musique. Beaucoup de lieux l’apprennent au premier rappel, intérêts compris.
Au delà de six représentations sur douze mois, la déclaration d’entrepreneur de spectacles n’est plus facultative. Le compteur tourne sans que personne ne le regarde.
Elle est calculée sur des surfaces et une capacité déclarées à l’ouverture du fonds, parfois quinze ans plus tôt. Une salle fermée, une terrasse démontée, une adhésion syndicale non signalée, et vous payez trop chaque année.
Le vrai risque n’est pas la facture, c’est le contrôle. Payer un musicien de la main à la main est une situation de travail dissimulé. En cas de redressement, l’URSSAF peut remonter sur trois années et appliquer une majoration. Pour un lieu qui programme deux dates par mois, cela dépasse largement le résultat d’une saison.
Le déroulé
Tout part de la date. Vous ne remplissez jamais un formulaire administratif : vous répondez à des questions de programmateur, et Scenilo traduit.
Six questions : artiste seul ou groupe, nombre de musiciens, cachet proposé, entrée libre ou billetterie, jauge annoncée, diffusion live ou enregistrée. Rien d’autre.
Deux minutes au comptoir
Brut reconstitué, cotisations GUSO, droits de séance, rémunération équitable, taxe sur les spectacles si billetterie, aide à l’emploi artistique mobilisable, et point mort en consommations ou en couverts.
Avant de dire oui
Contrat d’engagement prêt à signer, déclaration GUSO préparée, déclaration de séance et programme des œuvres, suivi de la rémunération équitable, déclaration de recette si vous vendez des places.
Rappels avant et après la date
Chaque justificatif rejoint la soirée à laquelle il appartient : contrat, attestation, facture, relevé de recette, preuve de déclaration. Le dossier s’exporte en un fichier, prêt pour un contrôle.
Conservé toute la durée utile
Quand le groupe arrive, le contrat est signé, la déclaration GUSO est prête à être transmise et la séance est annoncée. Vous discutez plateau et horaires, pas paperasse. C’est exactement la situation que vise Scenilo : que l’administratif soit derrière vous au moment où le lieu ouvre.
Et si le musicien change au dernier moment, la fiche se reprend en trente secondes. Le carnet des artistes garde les coordonnées, le numéro de sécurité sociale, l’historique des cachets versés et les déclarations passées, pour ne jamais reconstituer un dossier deux fois.
La régie
Six modules, un seul point d’entrée : la date. Ils se parlent entre eux, ce qui évite de ressaisir un cachet ou un numéro trois fois dans la saison.
Vous saisissez un cachet net et une configuration de soirée, vous obtenez le coût employeur réel, poste par poste, avec le détail du brut reconstitué et des cotisations GUSO.
Le point mort s’affiche en nombre de consommations ou de couverts, selon votre marge, pour décider en connaissance de cause avant de répondre à l’artiste.
Contrat d’engagement, déclaration GUSO, déclaration de séance exceptionnelle, programme des œuvres, rémunération équitable et taxe sur les spectacles si billetterie, chacune à sa place.
Chaque pièce porte son échéance, avant ou après la date, avec un rappel par courriel et un état d’avancement lisible d’un coup d’œil.
Tout ce qui concerne une date se range dans un seul dossier : contrat signé, attestation d’emploi, justificatifs de versement, preuves de déclaration et relevé de recette.
Un export unique reprend une période et un lieu choisis, dans l’ordre attendu par un inspecteur, sans fouiller trois boîtes de courriels.
Un questionnaire décrit le lieu tel qu’il est aujourd’hui : surfaces effectivement sonorisées, capacité d’accueil réelle, nombre d’enceintes, écrans, terrasse, adhésion à une organisation professionnelle.
L’écart avec l’assiette facturée est chiffré poste par poste, puis le courrier de rectification est généré avec son plan coté et ses pièces.
Le nombre de représentations de l’année est suivi en continu, avec une alerte avant le seuil qui déclenche l’obligation de récépissé d’entrepreneur de spectacles.
En parallèle, l’éligibilité au dispositif d’aide à l’emploi artistique est vérifiée date par date, avec la liste exacte des pièces à fournir et la date limite de dépôt.
Coordonnées, statut, numéros utiles, membres du groupe, historique des cachets versés et des déclarations effectuées, le tout rattaché à chaque date programmée.
Reprogrammer un groupe venu l’an dernier prend le temps de choisir une date : le dossier administratif se reconstitue tout seul.
La recette
Ce ne sont pas des fonctionnalités, ce sont des résultats mesurés sur une saison de programmation ordinaire, deux à six dates par mois.
Écart le plus élevé constaté sur un café concert de 180 places dont la salle du haut n’était plus sonorisée depuis 2019. Le courrier de rectification a été accepté et la baisse s’applique chaque année.
Temps repris sur la saisie des contrats, la recherche des numéros d’artistes, la préparation des déclarations et le classement des justificatifs. Sept heures de bureau redevenues des heures de salle.
Douze dossiers de soirées présentés en un fichier, contrats et attestations compris. L’inspecteur a vérifié quatre dates au hasard et clos la vérification sans observation sur l’emploi artistique.
Taux maximal du dispositif d’aide à l’emploi artistique dans les cafés et restaurants, quand la demande est déposée dans les délais. Scenilo signale l’éligibilité au moment où vous posez la date, pas après.
Le programme de salle
L’inspectrice m’a demandé les contrats de l’année. J’ai sorti douze dossiers complets en un seul fichier, avec les attestations et les preuves de déclaration. Elle en a ouvert quatre, elle a refermé. Avant Scenilo, j’aurais passé une semaine à chercher dans mes courriels et j’aurais quand même eu des trous.
On payait une redevance de sonorisation calculée sur trois espaces, dont une salle à l’étage qu’on n’ouvre plus depuis 2019. Le recalcul a chiffré l’écart à 1 640 € par an. Le courrier est parti avec le plan coté et les photos, et la correction a été appliquée sur la facture suivante.
On organise six concerts par an pour le comité des fêtes, et on annonçait des cachets nets sans savoir ce que ça coûtait vraiment. La première simulation nous a montré 78 % de plus que le net annoncé. On a revu le budget, monté le dossier d’aide à l’emploi artistique, et gardé les deux dates prévues.
Dans ce métier, une seule chose fait preuve : la somme récupérée et le contrôle passé. C’est pourquoi nous ne publions que deux catégories de résultats, les écarts de redevance obtenus avec copie anonymisée du courrier accepté, et les contrôles URSSAF présentés dossier par dossier.
Nous transmettons, à la demande, deux courriers de rectification anonymisés et la table des matières exacte d’un dossier de contrôle. Vous jugez sur pièces, pas sur promesse.
Les formules
Prix hors taxes par mois, sans engagement de durée, résiliables à la fin du mois en cours. Le lieu, les artistes et les dossiers restent exportables à tout moment.
Bar musical, brasserie ou guinguette qui programme jusqu’à quatre dates par mois, le plus souvent en entrée libre.
39 euros HT par mois
Café concert, petite salle ou association qui programme chaque semaine, avec billetterie et recherche d’aides.
79 euros HT par mois
Exploitant de plusieurs lieux, réseau de bars musicaux, MJC ou structure associative avec plusieurs programmateurs.
149 euros HT par mois
Diagnostic de redevance de sonorisation, en paiement unique : nous recalculons votre assiette réelle, nous chiffrons l’écart et nous préparons le courrier de rectification. Le montant se déduit de votre premier mois d’abonnement si vous poursuivez.
Demander le diagnosticLe carnet de bord
Comptez environ 78 % de plus que le net annoncé, une fois le brut reconstitué et les cotisations employeur du GUSO ajoutées. Sur un cachet de 300 € net, le coût employeur ressort autour de 534 €. Sur un trio à 300 € net chacun, vous passez de 900 € à 1 602 € avant même les droits d’auteur.
Scenilo fait ce calcul dans le sens qui vous intéresse : vous partez du net que vous voulez annoncer, vous obtenez ce que la soirée vous coûte réellement, droits et taxes compris.
Oui. Le guichet unique du spectacle occasionnel s’impose à tout employeur dont le spectacle vivant n’est pas l’activité principale, ce qui est le cas d’un bar, d’une brasserie, d’une MJC ou d’un comité des fêtes. Le nombre de dates ne change rien à l’obligation, il change seulement le volume de déclarations.
L’artiste est présumé salarié dès lors qu’il se produit chez vous. Verser un cachet en espèces sans déclaration vous expose à une qualification de travail dissimulé, indépendamment de la bonne foi.
Ce sont deux droits distincts. Le droit d’auteur rémunère les auteurs, compositeurs et éditeurs des œuvres jouées ou diffusées. La rémunération équitable, gérée par la SPRE, rémunère les artistes interprètes et les producteurs pour la diffusion d’enregistrements du commerce.
Comme la SACEM collecte la rémunération équitable pour le compte de la SPRE, les deux apparaissent souvent sur la même facture, ce qui donne l’impression de payer deux fois la même chose. Scenilo sépare les deux lignes dans le chiffrage de chaque soirée.
Oui. L’entrée libre supprime la billetterie et donc la taxe sur les spectacles, mais pas la déclaration de séance exceptionnelle ni les droits d’auteur, qui se calculent alors sur le budget artistique de la soirée.
La déclaration se fait avant la date, et le programme des œuvres est transmis après. Une déclaration préalable oubliée fait perdre le tarif réduit prévu pour les adhérents des organisations professionnelles.
Au delà de six représentations sur une période de douze mois consécutifs, l’activité d’organisation de spectacles cesse d’être occasionnelle et la déclaration d’entrepreneur de spectacles vivants devient nécessaire.
Scenilo compte vos représentations en continu et vous alerte avant le franchissement, avec la liste des pièces à réunir. C’est un point que beaucoup de lieux découvrent lors d’un contrôle, alors qu’il se règle en amont.
Vous décrivez le lieu tel qu’il est aujourd’hui : surfaces réellement sonorisées, salles fermées ou rendues à un autre usage, capacité d’accueil, nombre d’enceintes et d’écrans, terrasse, jours d’ouverture, et adhésion éventuelle à une organisation professionnelle qui ouvre droit à un abattement.
Le moteur compare cette description à l’assiette qui vous est facturée, chiffre l’écart poste par poste et produit un courrier de rectification argumenté, accompagné d’un plan coté et des pièces justificatives. La rectification porte sur l’année en cours et, selon les cas, sur la régularisation des périodes précédentes.
Le contrat d’engagement signé, la fiche de la date avec sa configuration et son chiffrage, la preuve de déclaration GUSO, l’attestation d’emploi remise à l’artiste, le justificatif de versement du cachet, la déclaration de séance et le programme des œuvres, le relevé de recette si vous avez vendu des places, et le justificatif de la taxe correspondante.
L’export réunit toutes les dates d’une période dans un fichier unique, classé par soirée. C’est ce document qui a permis de clore un contrôle URSSAF sans observation sur l’emploi artistique.
C’est une prestation ponctuelle, indépendante de l’abonnement : nous recalculons l’assiette de votre redevance de sonorisation, nous chiffrons l’écart et nous préparons le courrier de rectification avec ses pièces. Beaucoup de lieux commencent par là parce que le résultat se mesure en euros dès la facture suivante.
Si vous poursuivez avec une formule mensuelle, les 89 € se déduisent du premier mois. Si vous ne poursuivez pas, le courrier et les pièces vous restent acquis.
Le Cahier des Dates
Écrit pour les exploitants et les programmateurs qui font jouer des artistes rémunérés : ce que chaque soirée déclenche, ce qu’elle coûte une fois toutes les factures arrivées, et comment tenir un dossier qui passe un contrôle. Trois articles pour commencer, neuf au sommaire.
Reprendre chaque critère de votre facture annuelle, mesurer ce qui est réellement sonorisé, vérifier les abattements auxquels vous avez droit et rédiger une demande de rectification documentée.
8 minutes de lecture
Un musicien joue deux heures chez vous, vous lui remettez son cachet : le code du travail considère que vous venez d’employer un salarié. Ce qu’il impose exactement.
8 minutes de lecture
Aucune ne se voit le soir du concert : elles apparaissent dans une lettre d’observations ou une facture de régularisation. Les plus fréquentes, leur coût réel, le geste qui les évite.
9 minutes de lecture
Au sommaire du numéro : le calcul de votre assiette de redevance, la chaîne des déclarations d’une date, le comparatif entrée libre, chapeau et billetterie, le dossier à présenter lors d’un contrôle URSSAF et le calendrier complet d’une saison de concerts.
Ouvrir Le Cahier des DatesLa prochaine date
Dites-nous ce que vous programmez et à quel rythme. Nous reprenons une de vos dates réelles, nous la chiffrons devant vous, et nous vous montrons les pièces qui en sortent. Si votre sujet est d’abord la facture de sonorisation, nous commençons par elle.
Réponse sous un jour ouvré. Voie directe : jimenezjulien42@gmail.com