Comparatif
Scenilo ou le tableur de saison sous Excel, que choisir
Presque tous les lieux qui programment ont un tableur de saison. Une colonne par date, une colonne cachet, parfois une colonne recette, et une formule écrite un dimanche pour convertir le net en brut. Il fait très bien ce qu’on lui demande : additionner. Le problème commence quand une date déclenche six obligations portées par quatre organismes, avec des échéances avant et après le concert, et qu’aucune cellule ne le rappelle.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Scenilo | le tableur de saison monté sous Excel |
|---|---|---|
| Passage du cachet net au coût employeur | Brut reconstitué et cotisations GUSO calculés dès la saisie du net | Formule à écrire et à maintenir soi même, souvent figée sur un ancien taux |
| Droits d’auteur de la séance | Ligne calculée sur le budget artistique de la soirée | Poste le plus souvent absent du tableau, découvert à la facture |
| Rémunération équitable | Ligne distincte, séparée du droit d’auteur | Confondue avec le droit d’auteur quand elle figure |
| Taxe sur la billetterie | Calculée dès qu’une recette de billetterie est saisie | À penser soi même, oubliée sur la première date payante |
| Point mort de la soirée | Affiché en consommations ou en couverts selon votre marge | Possible, à condition d’avoir écrit et vérifié la formule |
| Contrat et déclaration GUSO | Pièces produites à partir de la fiche de la date | Modèle à ressaisir pour chaque groupe, avec les erreurs de copie |
| Échéances avant et après la date | Calendrier par soirée avec rappels par courriel | Aucune alerte, tout repose sur la mémoire du programmateur |
| Dossier présentable lors d’un contrôle | Export d’une période en un fichier, classé par soirée | Classeur d’un côté, justificatifs éparpillés dans les courriels |
| Compteur des représentations | Suivi continu et alerte avant le seuil du récépissé | Comptage manuel, rarement tenu jusqu’au bout de la saison |
| Coût | À partir de 39 euros HT par mois, sans engagement de durée | Gratuit, hors temps passé à le maintenir et à le corriger |
Le tableur sait additionner, il ne sait pas ce qu’une date déclenche
Un tableur donne le résultat de la formule que vous y avez mise. Si la colonne droits d’auteur n’existe pas, la soirée paraîtra rentable. Si le coefficient de passage du net au brut a été saisi il y a trois ans, il continuera de rendre un chiffre crédible et faux. Rien dans une feuille de calcul ne vous dit qu’une séance exceptionnelle devait être déclarée avant la date, ni qu’une billetterie vient de rendre la recette assujettie.
La différence n’est pas dans la puissance de calcul, elle est dans la connaissance du métier. Scenilo part de six questions de programmateur et en déduit la liste des obligations, leurs assiettes et leurs échéances. Le tableur, lui, attend que vous sachiez déjà tout cela pour le lui écrire. C’est précisément la connaissance qui manque à un exploitant qui découvre les postes dans le désordre, facture après facture.
Ce qui casse un tableur de saison, c’est l’entretien
Le tableur de saison se dégrade toujours de la même façon. On duplique l’onglet de l’an dernier, on écrase une ligne, on masque une colonne devenue fausse, et la personne qui avait écrit les formules part ou passe à autre chose. Au bout de deux saisons, plus personne ne sait si la colonne coût employeur inclut les cotisations ou seulement le brut, et le chiffre continue pourtant à servir de base de décision au comptoir.
Le second angle mort est le partage. Un programmateur externe, un associé, un trésorier d’association travaillent sur des copies différentes, envoyées en pièce jointe. Les dates existent alors en trois versions, et la version qui fait foi est celle de la personne qui répond au groupe. Une base unique par lieu, avec l’historique des cachets versés dans le carnet des artistes, supprime cette question sans discussion.
Le jour du contrôle, un classeur n’est pas un dossier
Un inspecteur ne demande pas un tableau de synthèse, il demande les pièces d’une date précise : le contrat signé, la preuve de déclaration, l’attestation remise à l’artiste, le justificatif de versement. Le tableur ne contient rien de tout cela, il en contient le résumé. Les pièces, elles, sont dans les courriels, dans un dossier scanné et parfois dans une pochette derrière la caisse.
C’est là que se joue la valeur du classement par soirée. Douze dossiers complets remis en un seul fichier laissent l’inspecteur ouvrir quatre dates au hasard et refermer sans observation sur l’emploi artistique. Un tableur, aussi propre soit il, ouvre plutôt une série de demandes complémentaires, chacune consommant une semaine de recherche pendant que la saison continue.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si vous faites jouer un groupe une ou deux fois par an, pour la fête de la musique et le repas de fin de saison, le tableur reste le bon choix : le coût d’un abonnement ne se rembourse pas sur deux dates. Il tient aussi très bien quand une seule personne, à l’aise avec les formules, tient la programmation depuis des années et a déjà intégré les droits de séance et le passage du net au brut dans son fichier.
Le verdict
Le tableur gagne tant que la question est de savoir combien coûte un cachet. Il perd dès que la question devient : qu’est ce que cette date déclenche, dans quel ordre, et qu’est ce que je devrai montrer si on me le demande. À partir de deux dates par mois, l’écart ne se mesure plus en heures de saisie mais en oublis, et un seul oubli de déclaration préalable coûte davantage qu’une saison d’abonnement.
Questions frequentes
- Peut on reprendre l’historique de mon tableur de la saison passée ?
- Oui. La formule Régie générale prévoit la reprise de votre historique de saison précédente à l’ouverture du compte. Les dates, les groupes et les cachets versés alimentent alors le carnet des artistes, ce qui évite de ressaisir les coordonnées et les numéros à chaque reprogrammation.
- Mon expert comptable réclame un fichier, faut il garder le tableur ?
- Non, l’export du classeur de saison remplit ce rôle dans la formule Programmation. Vous transmettez un fichier unique reprenant les dates, les cachets, les cotisations et les recettes, sans avoir à tenir en parallèle une feuille de calcul dont personne ne garantit plus les formules.
- Le calculateur gratuit remplace il un tableur pour une date isolée ?
- Pour une date isolée, oui. Le simulateur de coût complet donne le brut reconstitué, les cotisations, les droits et le point mort en consommations, sans créer de compte. Ce qu’il ne fait pas, c’est produire le contrat, préparer les déclarations et conserver les pièces de la soirée.
Scenilo ou le tableur de saison sous Excel, que choisir
Le tableur gagne tant que la question est de savoir combien coûte un cachet. Il perd dès que la question devient : qu’est ce que cette date déclenche, dans quel ordre, et qu’est ce que je devrai montrer si on me le demande. À partir de deux dates par mois, l’écart ne se mesure plus en heures de saisie mais en oublis, et un seul oubli de déclaration préalable coûte davantage qu’une saison d’abonnement.