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La checklist d’une date, du premier message au dossier classé
Cette checklist suit une date de bout en bout, dans l’ordre où les choses se présentent réellement : le message du groupe, la confirmation, la semaine du concert, les dix jours qui suivent, puis le tour de saison. Vingt cinq points, écrits pour un exploitant qui programme deux à six dates par mois et qui n’a pas trente minutes à consacrer à chaque soirée.
Vous repartez avec la liste exacte de ce qu’il faut chiffrer, signer, déclarer et archiver pour une date, dans l’ordre et avec ses échéances.
1. Avant de dire oui à l’artiste
- Reconstituer le brut à partir du net que vous comptez annoncer, musicien par musicien.
- Ajouter les cotisations employeur du GUSO avant d’envoyer votre réponse au groupe.
- Trancher entre entrée libre, chapeau et billetterie, et en tirer la taxe éventuelle.
- Poser le point mort en consommations ou en couverts avec votre marge réelle.
- Vérifier l’éligibilité à l’aide à l’emploi artistique et sa date limite de dépôt.
2. À la confirmation de la date
- Établir le contrat d’engagement et le faire signer avant le jour de la balance.
- Réunir identités, numéros de sécurité sociale et coordonnées bancaires des musiciens.
- Préparer la déclaration GUSO avec la période d’emploi et le montant brut exacts.
- Déclarer la séance exceptionnelle auprès de l’organisme de droits d’auteur, avant la date.
- Poser au calendrier les échéances d’après concert, programme des œuvres compris.
3. La semaine du concert
- Confirmer la formation qui monte réellement sur scène et corriger la fiche si un musicien change.
- Fixer la jauge annoncée et le prix d’entrée s’il y a billetterie.
- Ouvrir la billetterie et prévoir le relevé de recette qui servira à la déclaration.
- Vérifier que la musique diffusée avant et après le concert relève bien de votre redevance annuelle.
- Classer l’affiche, l’annonce en ligne et la programmation dans le dossier de la date.
4. Dans les dix jours qui suivent
- Transmettre la déclaration GUSO et conserver l’accusé de réception.
- Verser le cachet par virement et archiver la preuve de paiement.
- Remettre l’attestation d’emploi à chaque artiste et en garder une copie.
- Envoyer le programme des œuvres réellement jouées ce soir là.
- Établir le relevé de recette et la déclaration de taxe si vous avez vendu des places.
5. Une fois par saison
- Compter les représentations des douze derniers mois et comparer au seuil du récépissé.
- Reprendre l’assiette de votre redevance de sonorisation, surface par surface.
- Vérifier que chaque date de la saison possède un dossier complet et fermé.
- Déposer les demandes d’aide à l’emploi artistique encore recevables.
- Exporter le classeur de saison pour votre expert comptable.
Recevoir la checklist des vingt cinq points
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Ce qui se passe après votre envoi
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- Aucune relance automatique, aucun partage de votre adresse à un tiers.
- Si vous le souhaitez, nous chiffrons ensemble une de vos dates passées en trente minutes.
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